Een incassobureau inhuren voor niet betalende klant

Een incassobureau inhuren voor niet betalende klant

apr 14, 2021 Zakelijk by admin

Geen enkele ondernemer zit erop te wachten: een klant die niet betaalt. Veel ondernemers twijfelen over de stappen die ze kunnen zetten om hun facturen toch vergoed te krijgen: moet je een incassobureau inschakelen? Omdat dit probleem helaas vaker voorkomt, staan hieronder vier actiestappen.

Stap 1: Controleer je factuur

Fouten maken is menselijk. Daarom is het handig om de openstaande factuur te controleren. Let erop dat de volgende kenmerken kloppen:

●      Bedrijfsnaam en adres

●      KvK-nummer

●      BTW-nummer of btw-identificatienummer

●      Factuurnummer

●      Factuurdatum

●      Omschrijving van de dienst/levering inclusief datum

●      Rekeningnummer

●      Betalingstermijn

Deze stap wordt vaak vergeten, terwijl er regelmatig foutjes in de facturen sluipen. Sowieso kan het geen kwaad om eens kritisch te kijken naar je facturen: zijn ze compleet, is er ruimte voor misinterpretaties of verwarring? Als je zeker weet dat er niets mankeert aan je factuur, is het tijd voor stap 2.

Stap 2: Stuur een betalingsherinnering

Blijft de betaling uit? Dan is het tijd om je klant een betalingsherinnering te sturen. Het is raadzaam om dit binnen enkele dagen te doen na de betalingstermijn. Vraag je klant in de betalingsherinnering om betaling binnen een vaste termijn. Vaak is dit een termijn van zeven dagen. Misschien vind je het lastig om een goede betalingsherinnering op te stellen. De toon moet vriendelijk zijn (je wil de klant graag behouden) maar toch duidelijk. Kijk eens rond op het internet, daar zijn volop voorbeelden van betalingsherinneringen te vinden voor ondernemers die in jouw schuitje zitten. Als je na de gestelde termijn geen reactie krijgt op je betalingsherinnering, schakel je nog geen incassobureau in maar wordt het tijd voor stap 3.

Stap 3: Telefonisch contact

Krijg je geen reactie op je factuur én je betalingsherinnering? Tijd om de telefoon te pakken. Ook in dit gesprek is het belangrijk om vriendelijk en zakelijk te blijven. Zet in op de relatie met je klant. Vraag bijvoorbeeld of de dienstverlening naar wens is geweest. Zo kom je soms achter onderliggende oorzaken van de wanbetaling. Ook kan het voorkomen dat de klant aan de telefoon open kaart speelt en bijvoorbeeld spreekt over financiële problemen. Probeer aan de telefoon tot een betalingstermijn of betalingsregeling te komen. Let op: leg deze afspraken na het telefonische contact ook op papier vast en vraag de klant om bevestiging! En dan is het tijd voor het incassobureau.

Stap 4: Aanmaning en incassobureau

Krijg je je klant telefonisch niet te pakken? Of houdt hij zich niet aan de gemaakte afspraken? Dan stuur je een aanmaningsbrief waarin je verwijst naar de juridische stappen die volgen als de betaling uitblijft. Dit is de laatste mogelijkheid om zelf te innen. Op internet zijn goede voorbeelden van aanmaningsbrieven te vinden. Als dit geen effect heeft, wordt het tijd om de zaak over te dragen aan een incassobureau. Uit onderzoek blijkt dat ‘vreemde ogen dwingen’. Incassobureaus slagen veel vaker in het innen dan ondernemers zelf. En een incassobureau zoals Incassonet, neemt ook tijd en zorgen weg, zodat jij je weer op je eigen bedrijf kan focussen. Het scheelt dus zowel tijd als gedoe, waardoor jij je lekker kunt blijven focussen op waar je goed in bent.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *